Procédure interne de recueil et de traitement des signalements - lanceur d’alerte

Un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement. Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles mentionnées au I de l'article 8, le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance. (LOI n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 - Modifié par LOI n°2022-401 du 21 mars 2022 - art. 1).

La loi du 22 mars 2022 élargit la liste des personnes pouvant faire un signalement interne (L. n°2016-1691, 9 déc. 2016 modifiée, art.8, I, A).

Il peut s’agir de faits de type :

• Harcèlement moral ou sexuel
• Discrimination
• Fuite de données de grande ampleur
• Fraude
• Escroquerie

Qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l’entreprise.

Possibilité d’effectuer un signalement par écrit.

L’auteur du signalement est informé par écrit de sa réception dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de la réception.

Le signalement prend la forme d’un courrier électronique envoyé à l’adresse email integrity@triumph.com

Le courrier électronique de signalement contient :

• L’identité, les fonctions et les coordonnées de l’émetteur du signalement ;
• L’identité et les fonctions de la ou des personnes faisant l’objet du signalement ;
• La description des faits signalés ;

Toute information et tout document, sous toutes formes ou supports, permettant d’étayer ce signalement.

Les signalements oraux sont consignés de la manière suivante :
L’auteur du signalement, sauf en cas de signalement anonyme, transmet en même temps que son signalement tout élément justifiant qu’il appartient à l’une des catégories de personnes pouvant faire un signalement via la voie interne (D. n°2022-1284, 3 octobre 2022, art 4.I). En cas de signalement anonyme, l’alerte ne sera traitée que si la gravité des faits est établie et les éléments sont suffisamment détaillés.

L’adresse integrity@triumph.com est accessible par la DRH monde groupe uniquement. Elle transmettra les demandes au service RH pour traitement de la demande, ce qui garantit l’exercice impartial de leurs missions.

Elle fait un reporting régulier aux propriétaires sur les demandes reçues ; ce qui garantit l’absence de conflit d’intérêt dans l’hypothèse où une demande concernerait un salarié du service RH.

L’adresse integrity-fr@triumph.com est accessible par les managers RH locaux, ainsi que la DRH du groupe. Ce qui garantit l’exercice impartial de leurs missions.

L’adresse integrity@triumph.com est destinée aux sujets pour lesquels vous ne souhaitez pas que les managers locaux soient informés pour éviter tout conflit d’intérêt.

Seule la DRH du groupe y a accès et fera un reporting régulier aux propriétaires sur les demandes reçues.

Cette procédure garantie la stricte confidentialité de l’auteur du signalement, des faits objets du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement des informations recueillies par l’ensemble des destinataires du signalement (L. n°2016-1691, 9 déc. 2016, art 9 et D. n°2022-1284, 3 oct. 2022, art 6.I)

Les informations ne seront accessibles qu’aux membres du service RH habilités à traiter ces demandes.

Les informations recueillies ne peuvent être communiquées à des tiers (avocats) que si cette communication est nécessaire pour traiter le signalement (D. n°2022-1284, 3 oct. 2022, art. 6.I).

Las Denuncias malintencionadas o deshonestas por parte de un Informante estarán sujetas a medidas disciplinarias en virtud de las políticas del Grupo o de la normativa aplicable localmente.

Les informations pouvant être collectées sont :

• Identité
• Fonction
• Coordonnées de l’émetteur du signalement
• La ou les personnes faisant l’objet d’une alerte
• Faits signalés
• Éléments recueillis dans le cadre des faits signalés
• Comptes rendus des opérations de vérification
• Suites données à l’alerte

Il appartient au responsable du traitement de s’assurer que seules les informations pertinentes et nécessaires au regard des finalités du traitement soient collectées et/ou conservées dans le dispositif d’alerte.

Les données ne seront conservées que pour un temps strictement nécessaire et proportionné à leur traitement et à la protection des personnes impliquées.

Des données peuvent être conservées pour une durée supérieure à condition que les personnes ne soient ni identifiées, ni identifiables.

Le référent vérifie sauf si le signalement est anonyme, que les conditions relatives aux faits et à la qualité de lanceur d’alerte sont respectées. Il peut à cette fin demander tout complément d’information au lanceur d’alerte. Les informations doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte.

Le responsable de traitement pourra également faire appel à un tiers expert pour s’assurer de la recevabilité du signalement et des faits et échanger avec toute personne du service RH qui serait pertinente.

L’auteur du signalement est informé des raisons pour lesquels le référent estime que son signalement ne respecte pas les conditions précitées, ainsi que les suites données à celui-ci.

Si des éléments tendent à montrer que le signalement a été fait de manière intéressée ou de mauvaise foi, une procédure disciplinaire peut être engagée. L’utilisation abusive du dispositif peut exposer son auteur à des sanctions ou des poursuites.

Lorsque les allégations paraissent avérées, le référent met en oeuvre les moyens à sa disposition pour remédier à l’objet du signalement. Le référent informe l’auteur dans un délai maximum de 3 mois à compter de la réception de l’accusé de réception du signalement les mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et remédier à l’objet du signalement.

Le référent procède à la clôture du signalement lorsque les allégations sont infondées ou inexactes, ou lorsque le signalement est devenu sans objet.

L’auteur du signalement est informé de la clôture du dossier.

En cas de signalement anonyme, il n’y aura pas de retour d’information à l’auteur.

• Respect de la confidentialité
• Protection contre les représailles : la protection porte sur toute forme de mesure de représailles qui pourraient être prises à l’encontre de l’auteur du signalement.
• Immunité civile et pénale

Cette protection est étendue à l’entourage du lanceur d’alerte. Le CSE a été informé et consulté, préalablement à la mise en place de cette procédure. En cas de modification de celle-ci, une nouvelle consultation sera effectuée avant application de celle-ci.

Conformément aux dispositions légales, les données relatives aux signalements ne seront conservées sous une forme permettant l’identification des personnes que le temps strictement nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie :

• Les données relatives à une alerte considérée comme n’entrant pas dans le champ du dispositif sont soit détruites sans délai soit anonymisées ;
• Lorsqu’aucune suite n’est donnée à une alerte rentrant dans le champ du dispositif, les données relatives à cette alerte sont détruites ou anonymisées, dans un délai de 2 mois à compter de la clôture des opérations de vérifications
• Lorsqu’une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l’encontre de la décision.